归档文件整理规则(2)

　　6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

　　6.1 修整

　　6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的'文件材料进行修整。

　　6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　6.2 装订

　　6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订(见附录C 图C1、图C2)或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.3 编页

　　6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。6.4 装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　6.4.1 档案盒

　　6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等(见附录D 图D1)。

　　6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见附录D 图D2、图D3)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

　　6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　6.4.2 备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。

　　a)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　b)整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　c)整理日期：归档文件整理完成日期。

　　d)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　e)检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　6.5 排架

　　6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　6.5.2 归档文件按年度—机构(问题)—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架，便于实体管理。

　　6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构(问题)分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

　　7 归档电子文件的整理要求

　　7.1 归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

　　7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

　　7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894等标准的应用系统。