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书写会议通知注意事项(3)

会议通知 时间:2021-08-31 手机版

  三、会议通知后的注意事项

  1.要做好检查和统计。有时因为电话占线、无人接听、信号不好等原因,导致我们当时没有通知到某个单位(领导),过后又忘记通知这个单位(领导),尤其是在通知对象多、时间紧、工作忙的情况下,工作人员忘记通知的概率就会大大提高。要避免此类错误需走好两步,第一是通知时作好标记,比如通知过的打“√”,没有通知到的打“×”;第二步是通知后回头检查,看是否有被遗漏的通知对象,千万不能盲目认为自己肯定已经通知完了就忽略过去,如果有遗漏这可能是弥补失误的关键一招。

  例:XX领导主持的一次会议只有10来家单位参加,但会议开始10多分钟后仍有两家单位未到,其中一家是在会议快要结束后才来,这个会议是有重要工作安排,而且规模小,但是会议效果很不好,造成了不良影响。后来调查原因,一家单位是被通知会议的同志通知漏了,一家是该单位的同志接到电话后忘记处理了。所以无论我们是打电话通知会议还是接到会议通知,都要注意避免这两种情况的发生。

  另外,会议通知完后还要及时将通知情况进行统计汇总,重点要统计好副县级以上领导参会情况、涉及相关议题的单位参会情况、请假人员等。如果是分头通知,工作人员还要及时将通知情况和记录反馈给牵头人。

  2.大会中套有多个会议的通知注意事项。例,我区第十次中国共产党全国代表大会第四次会议整体是一个大会,但大会中还有各代表团召集人会议、常委会、预备会、全体会议等多个会议。虽然会议日程上注明了每个会议的时间、地点、参会人员,但在具体办会时,某些会议和重要的参会领导还要再通知一遍,这样做一是提醒领导参会,防止领导忘记或者搞错;二是核实领导是否参会,以便接下来布置会场。这个细节虽然繁琐,但对于会议的顺利、高效、圆满召开具有很大的作用和意义,能充分体现办公室的办会质量和服务水平。比如:主席台是参会者注目的地方,是会场的中心,主席台上是否座无缺席,到会的领导是否都安排了座位,直接关系到整个会议的形象、氛围和效果。所以,在我区第十次中国共产党全国代表大会第四次会议中,预备会、第一次全体会议和第二次全体会议临近之前,工作人员都会对主席台上就座的人员进行再次通知和核实,然后根据反馈情况布置主席台。在会议中,还常常会遇到某些领导本来不参会但临时又参会,或者本来要参会但临时又不参会的情况,这时信息的及时高效沟通非常重要。


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