书写会议通知的注意事项(3)

　　三、会议通知后的注意事项

　　1.要做好检查和统计。有时因为电话占线、无人接听、信号不好等原因，导致我们当时没有通知到某个单位(领导)，过后又忘记通知这个单位(领导)，尤其是在通知对象多、时间紧、工作忙的情况下，工作人员忘记通知的概率就会大大提高。要避免此类错误需走好两步，第一是通知时作好标记，比如通知过的打“√”，没有通知到的打“×”;第二步是通知后回头检查，看是否有被遗漏的通知对象，千万不能盲目认为自己肯定已经通知完了就忽略过去，如果有遗漏这可能是弥补失误的关键一招。

　　例：XX领导主持的一次会议只有10来家单位参加，但会议开始10多分钟后仍有两家单位未到，其中一家是在会议快要结束后才来，这个会议是有重要工作安排，而且规模小，但是会议效果很不好，造成了不良影响。后来调查原因，一家单位是被通知会议的同志通知漏了，一家是该单位的同志接到电话后忘记处理了。所以无论我们是打电话通知会议还是接到会议通知，都要注意避免这两种情况的发生。

　　另外，会议通知完后还要及时将通知情况进行统计汇总，重点要统计好副县级以上领导参会情况、涉及相关议题的单位参会情况、请假人员等。如果是分头通知，工作人员还要及时将通知情况和记录反馈给牵头人。

　　2.大会中套有多个会议的通知注意事项。例，我区第十次党代会第四次会议整体是一个大会，但大会中还有各代表团召集人会议、常委会、预备会、全体会议等多个会议。虽然会议日程上注明了每个会议的时间、地点、参会人员，但在具体办会时，某些会议和重要的参会领导还要再通知一遍，这样做一是提醒领导参会，防止领导忘记或者搞错;二是核实领导是否参会，以便接下来布置会场。这个细节虽然繁琐，但对于会议的顺利、高效、圆满召开具有很大的作用和意义，能充分体现办公室的办会质量和服务水平。比如：主席台是参会者注目的地方，是会场的中心，主席台上是否座无缺席，到会的领导是否都安排了座位，直接关系到整个会议的形象、氛围和效果。所以，在我区第十次党代会第四次会议中，预备会、第一次全体会议和第二次全体会议临近之前，工作人员都会对主席台上就座的人员进行再次通知和核实，然后根据反馈情况布置主席台。在会议中，还常常会遇到某些领导本来不参会但临时又参会，或者本来要参会但临时又不参会的情况，这时信息的及时高效沟通非常重要。