会议通知样本【汇总】(2)

二、告之参加订货会的会议通知

　　【例2】

　　关于召开xxx年石化产品订货会的通知

　　各用户单位：

　　我公司计划于xxx年x月在广州召开xxx年石化产品订货会。为开好会议，现将有关事项通知如下：

　　一、会议时间：xxx年x月15日至18日，会期4天。x月14日报到。

　　二、会议地点：广州紫荆苑宾馆(广州天河区林和东路1518号)。

　　三、参会名额：由于会议场所和住宿条件所限，各与会单位参加会议的名额，以每单位不超过2人为限，请勿超员。参加会议的人员名单回执请于x月5日前通过电子邮件或传真发至抑或通过普通邮件寄至我公司供销公司经理办公室。

　　四、接站安排：会议代表到达广州日期及所乘车次、航班请于x月10日前告我公司供销公司经理办公室。x月14日报到当天，广州白云机场全天接站。乘坐其它时间航班飞机的以及火车的则凭电子邮件、传真或电话通知接站。

　　五、资料准备：请各单位参加会议代表提前做好相关准备。如有可能，请提前将贵单位xxx年计划需我公司供应的产品种类、数量明细表，与贵单位参加会议人员名单回执一起通过电子邮件或传真发至抑或通过普通邮件寄至我公司供销公司经理办公室，以便我们及早做好产品供应平衡工作。

　　六、联系方式：

　　1. 联系人：柴xxx，贺xx。

　　2. 电 话：(025)xxxxx8。

　　3. 传 真：(025)xxxxx9。

　　4. E-Mail: xxxxxx@yahoo.com.cn

　　5. 邮 编：2xxxx

　　6. 地 址：××市××区兴华路888号××石化供销公司经理办公室

　　(××石油化工股份有限公司印章)

　　xxx年xx月x日

　　我们已经讨论过例1《通知》，再来检视例2《通知》，类似地，其正文部分“通知缘由”、“通知事项”和“执行要求”三项一应俱全，且拟稿者为会议、为准备与会的用户考虑甚周，还与时俱进地引用了电子邮件这样快捷、准确、方便的联系方式，本来是无须多费口舌进行分析的。但仔细琢磨之后，问题“暴露”出来了。

　　国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第一章总则第二条定义，“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”“通知”是法定公文的一种，“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”，自然是“具有法定效力和规范体式的文书”。而××石油化工股份有限公司与各用户单位之间并不存在上下级隶属关系，前者无权对后者发送任何类型的通知，只能以“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的“函”告知(也类似“通知”)有关事宜。

　　故而，例2《通知》的标题“关于召开xxx年石化产品订货会的通知”宜改为“关于召开xxx年石化产品订货会的函”;相应地，承启语“现将有关事项通知如下”则宜改一字而为“现将有关事项函告如下”。如此，例文中多处使用“请”、“贵单位”等敬辞既符合双方是不相隶属的关系，也符合“函”这一文种的体式的要求。