填空题
1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是(秘书活动产生的前提条件即社会管理组织)的出现;二是(秘书活动产生的必要条件即文字和公文)的出现。
2、公文处理包括(收文处理)、(发文处理)和(公文处理)三个基本环节。
3、礼仪基本内容包括 (仪容)、(仪表)、(仪姿.仪态)、(气质风度) 。
4、办公室管理包括四个要素：(组织目标 )、(符合目标的运转方式)、(管理人员)和 (科技管理手段) 。
5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人(办文)、(办会)和(办事)的参谋和助手。
6、秘书面临的沟通有两种形式：(纵向沟通)、(横向沟通) 。
7、(会议纪要)，适用于记载、传达会议情况和议定事项。
8、(调查报告)是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。
9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是(请示)和(报告)，既可上行又可下行，还可平行的公文文种是(函)。
10、办公室布局一般有(封闭式)和 (开放式)两种。传统的办公室主要是(封闭式)的，现在较多采用(开放式)布局。
11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调：与 (环境)协调、与 (社会角色)协调、与(自身条件)协调和与 (时节)协调。
12、秘书工作的主要构成要素可以概括为 (办文)、(办会)和(办事)。
四、问答题
1、什么是秘书?
答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。
2、秘书部门的职能性和工作特点?
答：(1)综合性。(2)辅助性。(3)门面性。(4)机要性。
3、秘书工作的主要内容?(风险题)
答：(1)处理文电。(2)撰拟文稿。(3)办理会务。(4)调查研究。
(5)查办、催办。(6)根据领导意图协议本单位的有关工作。(7)安排礼仪活动。(8)处理来信来访。(9)组织机要交通。(10)档案的管理。(11)其他日常事处及领导临时交办的任务。
4、秘书工作的作用：
答：(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)协调作用。
(5)耳目作用。
5、秘书工作的指导思想：
答：一是为直接领导服务;二是为与本系统有关的部门及其成员服务;三是为广大人民群众服务。
6、秘书工作的原则：
答：(1)准确。(2)迅速。(3)求实。(4)保密。
7、秘书工作者的政治素质：
答：(1)具有较高的理论水平。(2)具有较强的法律意识和政策观念。
(3)具有全心全意为人民服务的思想。(4)严于律己，遵守纪律。
8、秘书工作人员应具备的基础知识：
答：(1)基础知识。(2)社会知识。(3)专业知识。(4)业务知识。
(5)辅助知识。
9、秘书人员应具备的能力：
答：(1)调查研究能力。(2)收集资料的能力。(3)文字表达能力。
(4)口头表达能力。(5)组织协调能力。(6)办事能力。(7)管理事务的能力。(8)文字书写的能力。(9)操作现代办公设备的能力。
10、信息的作用?
答：①为领导的科学决策提供依据。②为实现科学管理创造条件。③是发挥参谋，助手作用的主要内容。
11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则?
① 全面服务。②实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。
12、值班记录电话记录应包括五个要素?
答：a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码等。c来电内容。d领导批示和处理意见。e接电话记录人。
13、值班日记四要素：
答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。
14、打电话的一般程序是什么?
答：(1)打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。(2)电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。(3)向下级打的电话比
较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。(4)要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。
15、回电话接电话的一般程序是什么?
答：(1)回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。
(2)问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 (3)所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况。
(4)来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。
16、电话记录有哪五个部分?
答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分;二是来电单位、姓名及电话号码;三是来电内容;四是处理意见和领导批示;五是接电话记录人。
17、什么是文书?
答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。
18、什么是文件?
答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书。
19、什么是会签?
答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。
20、什么是传达范围?
答： 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。
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