电话礼仪
电话是职场不可缺少的沟通工具。但不管是打电话,还是接电话,都应及时、准确、语言规范。
接听电话礼仪
电话铃响应立即去接,一般电话铃响不超过三次。
首先致以简单问候。如“早上好”或“您好”,语气柔和亲切。然后认真倾听对方的电话事由,如需传呼他人。应请对方稍候;如是对方通知或询问某事,应按对方要求逐条记下,并复述或回答对方,记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢,等对方放下电话后,自己再轻轻放下。
拨打电话礼仪
拨打电话之前要先整理好将要讲的说辞,正确无误查好电话号码后向对方拨出号码。对方接听后应致以简单问候,并作自我介绍。然后说明要找的通话人的姓名或委托对方传呼要找的人,如确定对方为要找的人应致以简单的问候。
接着按事先准备的通话内容逐条讲述,确认对方明白或记录清楚后应致谢语、再见语。最后等对方放下电话后自己再轻轻放下。
电话语言礼仪
打电话时,一定要咬字准确,说话含糊不清,别人就无法明白你的意思。音量适中,音量过高会令人耳鼓欲裂;音量过低,听起来含糊不清。
速度适中,通话时讲话的速度应适当的放慢,不然就可能产生重音。语句务必精炼简短,不仅可以节省对方的时间,而且会提高声音的清晰度。
接待礼仪
有来访者进入办公室时应马上站立,由桌后走出并握手问好。如当时正在接电话应马上结束通话,或请客人稍等,并表歉意。若客人先到,应表示歉意并简单解释延误原因。
客人坐定之后再坐,客人离开时应站立并送客人至门口或电梯处。
客人讲话时要认真耐心听,中途不要做其它接听拨打电话之类的事。
不要随意拍板,不要轻易许诺。不同意对方观点,要克制恼怒。
如果会见时出现某些使你为难的场面,可以直截了当地拒绝某一要求,也可以含蓄地暗示自己无法做到,或者干脆说明自己的难处来回避你不愿谈的问题。注意礼貌用语和态度。
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