信函的礼仪规范(11)

2.电子邮件

　　电子邮件又叫电子函件，它是指利用互联网所传递的邮件。随着互联网的发展，电子邮件正在迅速普及，并且在公务交往中得到了越来越广泛的运用。使用电子邮件时，下列三个方面的礼仪规范应当认真加以遵守：

一是认真准备。

　　使用电子邮件，必须认真做好各项必要的准备：其一，主题明确。与重要的普通信函一样，电子信函亦应每一封只有一个主题，并且最后标有令人一目了然的名称。其二，篇幅短小。由于电子邮件需要利用互联网传送和接收，为防止收发出现问题，电子邮件的内容应短小精悍。其三，语言直白。商用的电子邮件并非网友们的网上聊天，因此其所用语言应通俗易懂。要少用生词、怪字或自造的网络用语。凡引用的数据、资料，应注明出处。

二是切勿滥用。

　　互联网是一个虚拟世界。在网上发送电子邮件时，职员应保持清醒的头脑。要注意以下两个问题：其一，电子邮件并非万能。必须意识到，在绝大多数情况下，使用电子邮件进行沟通，并不一定比直接会面或使用电话进行沟通的效果更好。其二，不宜滥发电子垃圾 。使用电子邮件时，职员必须注意，不宜利用工作之便，利用单位的网络向外界滥发电子邮件。泛滥的电子邮件俗称电子垃圾 ，十分令人反感。

三是注意安全。

　　在公务交往中使用电子邮件时，既要确保信息传送渠道畅通无阻，又要自觉维护网络安全。以下五点，职员需要谨记：其一，不要入侵别人的系统。利用单位网络充入侵别人的系统，往往不仅不会受人钦佩，反而会影响单位的业务及形象。其二，不要滥交网友。互联网上鱼龙混杂，滥发电子邮件、滥交网友，往往于己不利。其三，不要弄虚作假。使用电子邮件，一定要讲究社会公德。切勿借此传播虚假信息，或是散布流言蜚语。其四，不要胡乱删除。对自己信箱之内的电子邮件应及时进行处理。该回复的回复，该删除的删除，但对重要单位或个人的电子邮箱地址一定要妥善保存。其五，不要涉及机密。利用电子邮件传递秘密资讯，其安全性往往难以保证。