一、会计信息化的概述
会计信息化是会计与信息技术的结合,是信息社会对企业财务信息管理提出的一个新要求,是企业会计顺应信息化浪潮所做出的必要举措。它是网络环境下企业领导者获取信息的主要渠道,有助于增强企业的竞争力,解决会计电算化存在的“孤岛”现象,提高会计管理决策能力和企业管理水平。纵观20多年来我国会计信息化的发展,虽然信息系统的功能不断增强,应用也越来越普及,尤其是大、中型企业目前已程度不同地实现了会计信息化,应用了核算型会计软件,但从总体来看,我国会计信息化还处在发展过程中,存在着诸多亟待解决的问题。
二、会计信息化产生和发展的条件与动力
1.知识经济是会计信息化产生的外部条件。知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的经济。为了生存和发展,企业会计只有顺应时代潮流,运用先进的计算机、网络、电子商务等信息技术,改造传统会计,提高财务信息处理与输出的速度,提高财务信息的质量,才能满足知识经济对财务信息的要求。
2.企业信息化对会计的影响是会计信息化产生的外在动力。企业信息化首推会计信息化,它是会计信息化产生的外在动力。这主要表现在以下两方面:其一,会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要子系统,产生了企业70%以上的.信息。因而,会计信息化是企业信息化的核心内容,并在推动企业信息化建设中发挥极其重要的作用。要进行企业信息化建设,必须进行会计信息化建设,不实现会计工作的信息化也就谈不上企业管理的信息化。其二,企业信息化发展要求未来的会计信息系统应具有开放性,能利用网络技术对信息发送与接收,达到内外数据共享,为其他相关的部门、行业提供综合信息服务。但现行的大多数会计信息系统根本无法满足这些要求,因此,为推进企业信息化建设,必须构建信息化会计。
3.会计信息失真等现实问题是会计信息化产生的直接原因。会计信息失真使国家在规定各项经济政策时缺少真实、可靠的客观依据,使企业内部管理者对资金总量和财务成果表现出来的清偿能力和变现能力缺乏正确认识,使企业的经营行为缺乏针对性和有效性。为解决问题,许多专家把目光投向了会计信息化。
4.现代信息技术与传统会计模型之间的矛盾是会计信息化产生的内在因素。信息社会里,社会经济环境和信息处理技术等方面发生了巨大变化,这要求会计要对此做出相应的反应,否则将会阻碍社会经济的发展和文明的进步。传统会计模型是工业社会的产物,是与工业社会的经济环境和手工的信息处理技术相适应的,其处理程序和规则与现代信息技术难以适应和协调,无法满足信息社会对会计核算、管理、决策的要求。
三、会计信息化的特征
(一)集成性
信息集成包括三个层面:一是在会计领域实现信息集成,即实现财务会计和管理会计之问的信息集成,协调和解决会计信息真实性和相关性的矛盾;二是在企业组织内部实现财务和业务的一体化,即集成财务信息和业务息,在两者之间实现无缝联结,使财务信息和业务信息能够做到你中有我,我中有你;三是建立企业组织与外部利害关系人(客户、供应商、银行、税务、财政、审计等)的信息网络,实现企业组织内外信息系统的集成。信息集成的结果是信息共享。企业组织内外与企业组织有关的所有原始数据只要一次输入,就能做到分次利用或多次利用。既减少了数据输入的工作量,又实现了数据的一致性,还保证了数据的共享性。建立在会计信息化基础上的21世纪会计信息系统是与企业组织内外信息系统有机整台的、高度数字化、多元化、实时化、个性化、动态化的信息系统,它具有极强的适应力。
(二)动态性
动态性,又名实时性或同步性。会计信息化在时间上的动态性表现为:首先,会计数据的采集是动态的。无论是企业组织部的数据(例如发票、订单),还是企业组织内部的数据(例如入库单、产量记录)。也无论是局域数据.还是广域数据,一旦发生,都将存入相应的服务器,并及时送到会计信息系统中等待处理。其次,会计数据的处理是实时的。在会计信息系统中,会计数据一经输入系统,就会立即触发相应的处理模块。对数据进行分类、计算、汇总、更新、分析等一系列操作,以保证信息动态地反映企业组织的财务状况和经营成果。第三,会计数据采集和处理的实时化、动态化。使得会计信息的发布、传输和利用能够实时化、动态化,会计信息的使用者也就能够及时地做出管理决策。
(三)渐进性
具体应分三步走:第一步。以信息技术去适应传统会计模式,即建立核算型会计信息系统,实现会计核算的信息化:第二步。现代信息技术与传统会计模式相互适应。表现为:传统会计模式为适应现代信息技术而对会计理论、方法作局部的小修小改;扩大所用技术的范围(从计算机到网络)及所用技术的运用范围(从核算到管理),实现会计管理的信息化。第三步,以现代信息技术去重构传统会计模式,以形成现代会计信息系统,实现包括会计核算信息化、会计管理信息化和会计决策支持信息化在内的会计信息化。
四、中国会计信息化发展的意义
首先,实现会计信息化以后,会计信息系统将真正成为企业管理信息系统的一个子系统,让企业经营者和信息使用者可随时利用企业的会计信息对企业的未来财务形势做出合理的预测,为企业的管理和发展做出正确的决策。
其次,实现会计信息化后,企业网与外界网络实现了互联,会计信息的使用者可以随时获取有关的会计信息。由于信息技术的全面应用,极大地提高了信息的及时性,信息的预测价值和反馈价值也大大提高,信息的流速也大大加快,有利地促进了经济管理水平的提高。另外通过会计信息系统直接获取相关数据并进行分析,减少了人为的舞弊现象,从而也大大提高了会计信息的可靠性和信息的质量。
第三,实现会计信息化后,会计不再是孤立的系统,而与一个实时处理、高度自动化的系统,它与其他业务系统和外界连接,可以直接从其他系统读取数据,并进行一系列的加工、处理、存储和传输。会计报告也可以采用电子联报方式进行实时报告,用户可以随时获取有用的会计信息进行决策,提高了工作效率,促进了经济的发展。
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