6.标点符号的使用
标点符号的使用要遵守GB/ T15834 - 2011《标点符号用法》 的有关规定。如：除前引号、前括号、破折号、省略号外，不能用在行首（原稿中计算机自动生成的除外）；正文中夹注及表格内的文字末尾不用句号；着作、文章、文件、期刊、报纸、法规性文件等均加书名号，两个书名号之间无须用顿号隔开；中、外文标点符号不要混用（中文中不用外文标点符号，外文中不用中文标点符号）；外文标点符号应遵循外文的习惯用法，不能在外文中照搬中文的标点符号用法，如英文中没有书名号，书名用斜体表示，所以American Archivist,不能为《American Archivist》。
7.引文的标注。
正文中的引文分为两种：直接引用和间接引用。
直接引用他人的原文，属于直接引用（直接引语）。凡直接引用的原文，必须在所引用原文的起止处使用引号，并紧接后引号上标引文序号，否则视为抄袭；如引文末的标点符号在引用范围，应位于后引号内，否则应位于引文序号后；同一参考文献的多次引用，其引文序号也应与其它引文序号一并按顺序编流水序号，而不是重复编为一个引文序号。
（ 1）正文中直接引语引文序号标注示例：有人认为：“‘老字号’不仅是一种商贸景观，还是一种历史传承的文化现象。”[1]把他人的话或观点等用自己的语言重新表述出来，属于间接引用（间接引语）。凡间接引用的部分，只需在引文的相应位置上标引文序号即可，引用处不加引号。这里所谓的“引文的`相应位置”,可以是作者姓名、着作题名处，也可以是引用的数据、观点等处。
（2）正文中间接引用部分引文序号标注示例：有人说，如果是用自己的语言重新把将他人的话或观点表述出来，就属于间接引用 [2].这里就不需要用引号，但应注明出处，即在正文引用处标注引文序号，并在文末按序号标注参考文献。还有一种较为特殊的引文标示方式，即整段引用或整篇引用时，引文不加引号，但需将引文另起一段，首行缩进四格、二行起缩进两格、换字体编排。这种引文标示方式常见于引用书信、日记、碑文等整段文字。此外，引用诗词、图表时，可另起一行、居中标示，不加引号。
8.注释及其标注规则。
注释指行文中用以解释、说明文中某些字、词、句、专有名词等特定内容的标注及其解释、说明性文字。
注释的标注一般应掌握以下原则：
（1）学术论文是否标注注释应根据行文的需要而定。当行文中遇有字、词、短语、人名、地名、事件名，以及图表、公式、文献等，需要进一步加以说明、解释，而又没有具体准确的文献来源时，应使用注释。
（2）文中注释的序号标注与参考文献不同，一般应用带圆圈的阿拉伯数字上标，以示与参考文献区别。其相应的说明、解释性文字可采用页下脚注，也可采用文末尾注。但无论采用脚注还是尾注，都应以手动方式进行标注，否则编辑修改或排版时，一经转换成纯文本格式，所有自动标注的内容将可能会丢失。
（3）如果论文的篇幅较长，为便于阅读起见，建议采用文中上标序号加“脚注”的注释方式，学术专着中这种方式更为常见；期刊论文中最好也采用文中编号加“脚注”,这样更便于阅读，而尽量不要采用文中编号加“尾注”,除非注释较多脚注不易排版。
一般来讲，注释在社科类论文、尤其是涉及古籍或考古的论文中使用较多。但原则上应控制文中注释的数量，只要能够查明出处的，尽量以参考文献的形式标注，因为这样更为科学严谨。
三、文后部分。
1.文后参考文献及其着录规则。
参考文献是指在撰写或编辑论文、着作时对信息来源或其中一部分信息源进行精确和详细着录的一组数据，是位于文末、书末或书中各章节后的对论着中所引用信息的来源等各要素的准确标注，以便于读者检索、查找和核对。
关于参考文献，从笔者多年的编辑经历来看，来稿中未按照国家有关标准规定的规则着录，着录项目、着录要素不全，着录格式、着录顺序混乱，标志符号使用错误，以及着录内容差错较多等问题严重存在，在来稿中约占95%的比例。可见，参考文献标注不规范是学术论文撰写中普遍存在的现象。因此，有必要在这里详细探讨一下参考文献的着录问题。
（1）参考文献的种类。
参考文献的信息资源包括图书、期刊、报纸等正式出版物和法规性文件、非涉密的内部资料等。按照论文撰写中使用参考文献的目的划分，参考文献主要分为引文型参考文献和阅读型参考文献两大类。其中，引文型参考文献又分为直接引用和间接引用两种，这两种参考文献都必须在正文中（标序号）和文后标注清楚；而阅读型参考文献则不必标注。
（2）着录参考文献应依据的国家标准。
着录参考文献所依据的国家标准是《文后参考文[6]献着录规则》（GB/T 7714-2005） .这 是 一个专门供着者和编者使用的参考文献着录规则，已被学术期刊普遍采用。因此，无论是学术论文、还是科技论着的着者和编者，都应在着录参考文献时遵照执行。
需要说明的是，此标准目前还是推荐标准，现正在修订中，明后年有可能将出台修订后可能更名为《信息与文献--参考文献与信息资源引文指南》的新标准。新标准参照了国际标准ISO 690:2010（E）《信息与文献--参考文献与信息资源引文指南》的有关规定，出台后将作为我国书刊、学术论文等参考文献着录的新国标。
（3）文后参考文献的着录。
文后参考文献（又称参考文献表）是文中所引用的、可具体查考的、表明文献来源各要素的标注集合。因此，凡是在论文撰写中直接或间接引用的观点、学说、文字、公式、图表等，均应在文后参考文献中将文献来源信息齐全准确地标注清楚。其着录格式是在正文末另起一段，以“参考文献：”字样标示，其下将正文中已标注序号的全部引用型参考文献顺序标列清楚。
参考文献各要素的标注应严格遵照国标的有关规定，不可按自己原有的习惯随意标注。否则，计算机检索时无法切分识别，其将被视为无效参考文献，正文中相应的引用文字也将被视为抄袭。
（4）参考文献的排序。
按国标规定，正文中和文后参考文献表中的参考文献序号，均应使用带方括号“[ ]”的阿拉伯数字排序，如：[1] [2] [3]……；而不是用带圆括号“（）”、六角括号“〔〕”或方头括号“【】”等的阿拉伯数字排序，更不能使用汉字数字或拉丁、罗马字母排序。
（5）参考文献载体类型的标志符号。
《文后参考文献着录规则》（GB/T 7714-2005）是GB/T 7714-1987的修订版，新国标共给出了15个文献载体类型的标志符号，分别是：
普通图书-M、期刊-J、报纸-N、学位论文-D、报告-R、标准-S、专利-P、会议录-C、汇编-G、数据库-DB、计算机程序-CP、电子公告-EB、档案-A、舆图-CM、其他-Z.
此外，还给出了4个电子文献载体的标志符号：磁带-MT、磁盘-DK、光盘-CD、联机网络-OL.
（6）有关参考文献载体类型标志符号的使用应着重说明的两点：
①“A”是2005年修订后的新国标规定的“档案”的标志符号，“A”原来指专着、论文集中的析出文献，现在标注析出文献用“//”表示“来自于……”.
②如有必要，可将2个标志符号合并使用，如：DB/OL-联机网上数据库、J/OL-网上期刊、M/CD-光盘期刊，等等。
（7）参考文献着录的基本格式示例：
①图书。
格式：[序号]责任者。题名[文献载体类型].出版地：出版者，出版年：相应页号。
例如：
[1]冯慧玲。档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2005:84.
②期刊。
格式：[序号]责任者。题名[文献载体类型].刊名，刊期：起止页号。
例如：
[3]冯慧玲。论档案馆的“亲民”战略[J].档案学研究，2005（1）：12-15.
③析出文献。
格式：[序号]责任者。题名[文献类型] //编者。论文集或报告集名，出版地：出版者，出版年：起止页号。
例如：
[4]迈克尔·库克。中央和地方档案机构与社会的关系[R]// 1983年联合国教科文组织和国际档案理事会联合主持编写。文件与档案管理规划项目年度报告[M].北京：档案出版社，1985:33-48.
（8）西文参考文献的着录。
着录西文参考文献时，目前可掌握两个原则：一是参照中文参考文献格式着录；二是依照西文习惯着录。但无论采用那种格式，都应尽量采用西文原文或通用的中文译文着录，而不应采用自行翻译的中文译文着录。
（9）参考文献着录的原则要求。
①所列参考文献应最好是正式出版物，以便读者查考；如果是非涉密的内部资料，也应按规范尽量将各要素着录齐全。
②文后参考文献表中所列举的参考文献，要将序号、责任者、着作或文章的题名、文献载体、出版地、出版者、版期（出版年、刊期）、页号等信息要素按顺序标注齐全。
（10）正确理解与使用参考文献切分符号为使参考文献着录表简明统一，GB/T 7714-2005规定了着录时应使用的9个参考文献切分标识符号，分别是：“.”“:”“,”“;”“//”“（）”“[ ]”“/”“-”.
这些符号多数移植于标点符号，但其功能和用法与标点符号不同，它们是一种前置符，置于相应的着录项目或着录要素之前，为的是使这些项目、要素个别化，以利于计算机识别、切分；而标点符号是后置符，因此不能以对标点符号用法的理解去使用标志符号。2.课题名称及编号的标注。
凡是经过有关部门批准立项的科研课题，其课题论文均应在论文首页或文末注明“课题名称”和“项目编号”.其标注方式有多种，可在论文首页正文下面以星号等符号标示，也可以“基金项目：”或“[基金项目]”标示，亦可在文末以“注：”标示，但无论采用哪种方式标注，课题名称及编号应标注齐全，且同一期刊中应做到标注格式统一。如：
注：本文为国家社科基金一般项目《中国文档名词发展演变史》的课题成果之一，项目编号：14BTQ071.
3.作者简介的标注。
作者简介是指将论文主要作者的姓名、出生年月、性别、民族（汉族可省略）、籍贯、职称、学位、主要研究方向等信息依次列出的一组文字。
凡是向期刊投稿的学术论文，一定要有作者简介，这是为了学术论文刊发时编排的需要，在相关的学术期刊编排格式中有明确要求。作者简介一般位于篇首页地脚，置于“基金项目”（或收稿日期）之下，也可列于文后参考文献表之下。作者简介应以“作者简介：”或“[作者简介]”等标示，多位作者的简介之间应以分号“;”隔开，相继列出。
4.通联方式。
通联方式是作者向编辑部提供的通讯和联系方式，包括电话（手机）、电子邮箱、作者单位及详细地址、门牌号、邮编等信息，以便编辑部联系修改稿件，向作者邮寄样刊、支付稿酬，有些期刊还要求作者提供银行卡号。
通联方式一般附于原稿文末的最后部分，但不随论文刊发，只是为了给编辑部与作者之间联系提供方便，所以应在文末详细注明。许多作者由于投稿中不注意标注通联方式，给编辑部处理稿件带来不便，甚至影响到稿件的采用，因此有必要提请注意。
结语。
近年来，国家新闻出版管理部门越来越重视学术期刊的标准化管理，学界也越来越重视学术论文的规范化问题。2015年9月24日，在第27届全国档案期刊研讨会上，中国档案学会秘书长、《档案学研究》总编方鸣提出，档案期刊应重视学术规范问题。有感于此，笔者根据编辑工作中遇到的一些实际问题，收集整理了学术期刊论文撰写与编排中应遵循的相关标准与规范撰此拙文，供档案期刊学术论文的作者和编辑参考。希望从事档案学教学与研究的高校档案院系师生、广大档案专业技术人员和档案期刊的编辑同行，在今后的学术论文写作与期刊编辑工作中，养成注重执行国家相关标准的良好习惯，共同促进档案期刊的学术规范化。
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