办公室管理制度(2)

　　(三) 档案管理制度

　　第一条 管理要点

　　1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

　　2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

　　3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

　　第二条 制度规范

　　1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

　　2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

　　3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

　　4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

　　5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

　　6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

　　第三条 流程设计

　　根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

　　二、 办公用品管理制度

　　第一条 管理要点

　　1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

　　2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

　　3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

　　4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

　　第二条 制度规范

　　1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

　　2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

　　3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

　　4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

　　5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

　　6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

　　7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

　　8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

　　第三条 管理流程设计

　　编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放

　　编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记

　　三、 图书管理制度

　　第一条 管理要点

　　1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。

　　2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。

　　3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。

　　第二条 制度规范

　　1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。

　　2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。

　　3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

　　4、 按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。

　　5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。

　　6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。

　　第三条 管理流程设计

　　1、 申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记

　　2、 借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单

　　四、 会议管理制度

　　第一条 管理要点

　　1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

　　2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

　　3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

　　4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

　　5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

　　6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。

　　第二条 制度规范

　　1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

　　2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的.维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

　　3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

　　4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

　　5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

　　第三条 管理流程设计

　　会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理